Правила проведения эффективных совещаний

15 ноября 2016

Совещание может представлять собой эффективный обмен мнениями или же стать главным хронофагом компании. Если прямо сейчас оценить ваши совещания по формуле возврата инвестиций, какой показатель вы получите?

Как определить эффективность совещания

Преобразуем формулу возврата инвестиций под нашу задачу: Эффективность совещания = ценность принятых решений / (время совещания * количество участников * средняя зарплата участника). Одни участники во время совещаний выдвигают действительно нужные идеи и делают его продуктивным, а некоторые молчат или, наоборот, превращают совещание в “политику”, не сильно интересуясь делами фирмы и выработкой продуктивных решений.
 

Зачем нужно совещание 

Как вы, наверное, уже рассчитали, совещание – довольно затратная вещь, поэтому основная задача – сделать его наиболее эффективным. Прежде всего выясните, нужно ли вам именно совещание (что может быть проще?!). Для этого оцените ваш вопрос по следующим параметрам:
1.     Важность
2.     Срочность
3.     Сложность
Если задача настолько важна, что на нее стоит потратить деньги, обсуждение ее по электронной почте займет непозволительно долгое количество времени, а ее сложность требует присутствие специалистов в офисе и разбор визуальных материалов – назначайте совещание!
 
Откажитесь от совещания, если вы ищете слушателя своих идей, хотите переложить ответственность на коллег или же хотите сплотить команду – для этих целей есть другие мероприятия.
 

Правила проведения совещания

В первую очередь, подберите участников совещания грамотно, избегайте лишних людей, потому что они будут забирать ценное время хотя бы потому, что им надо будет как-то оправдать свое присутствие – хотя бы задать несколько вопросов, которые потребуют ответов. Не обязательно, что они будут относиться к теме совещания. Имейте в виду, что каждая минута стоит вашей компании вполне ощутимых финансовых затрат. Для того, чтобы понять, нужен данный человек на совещании, задайте себе три вопроса:
1.     Является ли он экспертом или носителем знаний по теме совещания?
2.     Готов ли он к конструктивному обсуждению вопроса? Затрагивает ли тема его личные интересы? Пересекаются ли они с интересами других участников?
3.     Достаточно ли будет просто известить этого человека о результатах совещания?
 
Как вы уже поняли, что эти три вопроса помогут отсеять лишних участников и сэкономить компании время и деньги.
 

Модерация совещания

Следующий этап – правильная модерация совещания:
1.     Говорит всегда только один. Никто не перебивает, все остальные слушают.
2.     Не уходите в сторону. Обсуждайте только проблему, не отвлекайтесь ни на что другое.
3.     Решайте проблему, а не воспитывайте сотрудников. Тут все просто – основная цель совещания – решить текущую задачу, а не искать виноватых или ответственных. Этим можно заняться другими методами.
4.     Записывайте! Фиксируйте все идеи, вопросы и задачи. Назначьте секретаря собрания. Один человек, который занимается сбором информации, существенно сэкономит время, отведенное на совещание.
5.     Делайте перерывы. Или не делайте совещания длиннее 1,5 часов, иначе они не будут эффективные
6.     Если сложные вопросы решены – расходитесь. Мелкие обсудите по почте или в рабочему порядке
 
Завершите совещание протоколом – разошлите краткую справку и решения по почте всем участникам. Пусть письмо будет понятным, а по каждому пункту будет назначен и прописан ответственный. Разошлите письмо всем, кто так или иначе столкнется с решением задачи.
 
Если вы хотите научиться грамотной модерации и проведению совещаний – посмотрите программу нашего тренинга. Надеемся, вам будет интересно!

 

ЗАПИСАТЬСЯ